Schon früh habe ich mir als leitende Redakteurin angewöhnt, langfristig zu planen. Auch im vergangenen Jahr habe ich die Sommerpause genutzt, um die Themen in meinen Fachmagazinen für das kommende Jahr festzulegen, mit Gastautor:innen zu sprechen und verbindliche Absprachen zu treffen. Klingt das für dich nach Kontrolle oder Unflexibilität? Für mich ist es das Gegenteil: Entlastung.
Planung schafft Sicherheit für alle
Langfristige Planung bringt Ruhe in redaktionelle Prozesse. Sie schafft Verlässlichkeit für alle Beteiligten: für Autor:innen, die frühzeitig wissen, woran sie sind, für Redaktionen, die Themenstränge entwickeln können, und nicht zuletzt für die fachliche Vertretung. Ein Aspekt wird nämlich häufig unterschätzt: Was passiert, wenn die verantwortliche Person ausfällt?
Ein gut vorbereiteter Jahresplan sorgt dafür, dass in solchen Situationen nicht alles neu gedacht werden muss. Themen sind bekannt, Absprachen getroffen, Kontakte vorhanden, Abgabetermine festgelegt. Die Vertretung kann an Bestehendes anknüpfen, statt unter Zeitdruck alles neu aufzusetzen. Planung ist damit auch eine Form von Fürsorge. Für das Team und für die eigene Rolle.
Statt Deadlines hinterherzulaufen und Texte „auf den letzten Drücker“ und mit heißen Eisen zu schmieden, verschafft die konsistente und langfristige Planung Zeit. Und schont die Nerven. Im Übrigen auch bei nachgelagerten Abteilungen wie der Grafik, da sie nicht ständig kurzfristig reagieren oder alles unter hohem Zeitdruck abarbeiten müssen. Urlaubszeiten oder Krankmeldungen lassen sich so ebenfalls einfacher kompensieren.
Planung als inhaltlicher Kompass
Langfristige Themenplanung hat noch einen weiteren Vorteil: Sie schärft den Blick. Wenn ich weiß, welche Themen in den kommenden Monaten relevant werden, bewege ich mich anders durch meinen Arbeitsalltag. Ich höre gezielter zu, stelle andere Fragen und nehme Zusammenhänge wahr, die mir sonst entgehen würden.
Das gilt besonders für Fachveranstaltungen, Kongresse, Messen oder Hintergrundgespräche. Wer mit einem thematischen Fokus unterwegs ist, sammelt nicht nur einzelne Informationen, sondern fügt über Wochen oder Monate hinweg Puzzleteile zusammen. So entstehen Inhalte oft nicht punktuell, sondern über längere Zeiträume hinweg – differenzierter, fundierter und mit größerer Tiefe.
Warum starre Pläne nicht funktionieren
So hilfreich Jahrespläne sind: Sie dürfen kein starres Korsett sein. Die Realität hält sich selten an Kalender und Excel-Tabellen. Branchen verändern sich, gesellschaftliche Entwicklungen gewinnen plötzlich an Bedeutung, technologische Neuerungen werfen neue Fragen auf. Wer dann an einem einmal festgelegten Plan festhält, verliert schnell an Relevanz. Zwei Beispiele aus der Praxis:
Das Unwetter in Greven (2014)
Als ich 2014 als feste freie Mitarbeiterin regelmäßig in der Lokalredaktion der Grevener Zeitung mitarbeitete, warf ein Jahrhundertunwetter Ende Juli unsere gesamte Tagesplanung durcheinander. Statt der vorgesehenen Themen brachten wir Aktuelles: Stand der Dinge – also welches Ausmaß an Schäden war entstanden –, Statements aus der Stadtverwaltung, Bericht über eine Bürgerinitiative, Wissenswertes über Versicherungsleistungen, Sondertermine für die Sperrmüllabfuhr und so weiter. Weniger Relevantes wurde erst in den Folgetagen oder auch gar nicht mehr gedruckt. Die Stadtgemeinschaft hatte andere Sorgen.
Der Angriff auf die Ukraine (2022)
Nach dem Angriff der russischen Armee auf die Ukraine im Februar 2022 schossen die Energiepreise und auch andere Kosten für Unternehmen in die Höhe. Nach einer umfassenden Recherche schrieb ich – damals noch nicht in der Rolle der Chefredakteurin, aber schon weitestgehend in die Themenplanung und Absprachen mit Gastautor:innen eingebunden – für die Bäckerei-Fachzeitschrift BROTpro einen nutzwertigen Artikel über Energie-Effizienz in den Betrieben. Dafür mussten andere Themen weichen, sie wurden in spätere Ausgaben verschoben. Der Jahresplan trat zurück – zugunsten der gesellschaftlichen Dringlichkeit.
Gute Planung zeichnet sich also nicht durch Starrheit aus, sondern durch Anpassungsfähigkeit. Ein sinnvoller Jahresplan ist kein starres Dokument, sondern ein Rahmen. Er gibt Orientierung und lässt gleichzeitig Spielräume.
Drei Prinzipien für flexible Planung
In meiner Arbeit als verantwortliche Redakteurin haben sich drei Strategien bewährt, um Planungssicherheit und Flexibilität miteinander zu verbinden.
1. Lücken bewusst einplanen
Nicht jede Ausgabe, jeder Monat, jedes Quartal muss vollständig verplant sein. Freie Slots sind kein Zeichen von Nachlässigkeit, sondern eine Einladung an das Unerwartete. Sie schaffen Raum für aktuelle Entwicklungen, spontane Themen oder neue Perspektiven. Für mich hat sich die 80/20-Regel bewährt: 80 Prozent fest geplant, 20 Prozent bewusst offen/flexibel. Daneben führe ich eine Liste mit Stichworten, die jederzeit in vorhandene Lücken gesetzt werden können.
2. Evergreen-Themen verschieben statt streichen
Viele fachliche Inhalte sind nicht an einen bestimmten Zeitpunkt gebunden. Sie lassen sich verschieben, vertiefen oder neu zuschneiden. So bleibt der Jahresplan stabil, ohne unflexibel zu werden. Das gilt bei einer Fachzeitschrift wie BROTpro beispielsweise für Bereiche wie Führung oder Selbstführung, Kommunikation und Verkaufspsychologie. Im Unternehmenskontext gilt es für wiederkehrende saisonale Themen, die Vorstellung von Mitarbeitenden und Ähnliches.
3. Aktuelles integrieren statt ersetzen
Oft lassen sich neue Entwicklungen in bereits geplante Themen einarbeiten. Das setzt voraus, als Redakteurin regelmäßig mit Gastautor:innen im Austausch zu bleiben, Entwicklungen gemeinsam zu reflektieren und Inhalte weiterzudenken. In der Unternehmenskommunikation betrifft es alle an der Planung, Erstellung und Verteilung beteiligten Kräfte. In der Folge entstehen Content und Texte, die aktuell sind, ohne beliebig zu wirken.
Wichtig: Flexibilität ist kein spontanes Improvisieren, sondern das Ergebnis guter Vorbereitung.
Planung als Haltung
Für mich ist Planung keine starre Technik, sondern eine Haltung. Sie bedeutet, Verantwortung zu übernehmen: für Prozesse, für Menschen, für Inhalte. Und sie bedeutet zugleich, offen zu bleiben für Veränderungen. Wer gut plant, kann gelassener reagieren. Wer Raum lässt, kann vorausschauender handeln.
Und wer den Überblick behält, läuft Deadlines nicht hinterher, sondern gestaltet aktiv. Flexible Planung ist deshalb kein Widerspruch, sondern eine (Selbst-)Führungskompetenz – gerade in Redaktionen und Kommunikationsabteilungen, in denen komplexes Fachwissen, Menschen und Zeit zusammenspielen. Wer gut plant, kann gelassen reagieren. Und verantwortungsvoll entscheiden.
