Effizienz im Job – wie du deinen Arbeitsalltag sinnvoll strukturieren kannst

Wer schon einmal selbständig gearbeitet hat, der weiß: Selbstmanagement und die Organisation der Arbeitsabläufe sind eine echte Herausforderung. Niemand gibt dir einen genauen Zeitplan vor. Es gibt zwar Deadlines, aber den Weg dorthin bestreitest du häufig allein. Das verlangt einem einiges ab. Aber nicht nur Selbständige betrifft das Thema Zeitmanagement, auch für Festangestellte ist es wichtig, die anstehenden Aufgaben effizient abzuarbeiten, um Überstunden zu vermeiden und ihre Kräfte beisammen zu halten.

Die 85-Prozent-Formel

Wir alle wissen: Dinge, die vorher nicht planbar sind, gibt es zu Hauf. Für sie sollten Ressourcen freigehalten werden. Nicht umsonst empfiehlt Gunter Dueck in seinem Buch „Schwarmdumm“ eine maximale Plan-Auslastung von 80 bis 85 Prozent – insbesondere für Führungspersonen. Auch für Manager hat der Tag schließlich nur 24 Stunden und die persönlichen Ressourcen sind begrenzt. Wer wichtige Entscheidungen zu treffen hat, schnell auf Unvorhergesehenes reagieren und den Überblick behalten muss, sollte besonders auf sich achten und seine Tage sinnvoll strukturieren. Und er sollte eben nur 85 Prozent seiner Zeit fest verplanen.

Letztlich geht uns dieses Thema also alle an. Jeder ist jedoch selbst in der Verantwortung, auf sich Acht zu geben. Die 85-Prozent-Formel von Gunter Dueck kann eine Orientierung geben und Anlass sein, das eigene Verhalten intensiv zu prüfen. Dueck begründet seine Theorie mit Erkenntnissen aus der sogenannten „Queing Theory“, zu Deutsch: Warteschlangenformel. Wer glaubt, viel hilft viel, der irrt sich gewaltig. Bei einer zu hohen Auslastung kippt das Verhältnis nämlich, immer mehr bleibt unerledigt, dein Stresslevel steigt.

Und das hat Folgen:

  • Du wirst nachlässiger und machst Fehler. Bist du gestresst, bleibt keine Zeit für Korrekturen und sorgfältiges Nacharbeiten. Also unterlaufen dir weitere Fehler, auch bei wichtigen Aufgaben. Du siehst den Wald vor lauter Bäumen nicht und gerätst mehr und mehr unter Druck, was zu neuen Fehlern führt. Oft ist in diesem Zusammenhang von einem Hamsterrad die Rede. Im Hamsterrad kannst du die Geschwindigkeit bis zu einem gewissen Grad zu erhöhen, dann ist Schluss. Seine Größe bleibt allerdings immer gleich. Ich spreche lieber von einer negativen Leistungsspirale, einer Erschöpfungsspirale, die sich enger und enger zusammenzieht und dir langsam aber sicher die Luft abschnürt.
  • Kontrollen nehmen zu und kosten noch mehr Zeit. Fehler haben zur Folge, dass (in Teams und Unternehmen) Kontrollmechanismen greifen: Wo Fehler geschehen, muss nachkontrolliert werden, was wiederum Zeit kostet. Es werden Checklisten und Formulare erstellt, zusätzliche Aufgaben verteilt. Der Arbeitsaufwand wird also erhöht. Außerdem leidet die Kommunikation unter der Belastung. Es herrscht allgemeine Überforderung, die Aufgaben stauen sich. In Prozessen, in denen mehrere Menschen beteiligt sind und nacheinander Aufgaben abarbeiten müssen, wartet einer auf den anderen. Zeitpläne geraten ins Wanken, Deadlines werden verschoben. Dadurch schwindet die Kundenzufriedenheit ebenso wie die Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Dein innerer Widerstand erhöht sich. Je größer der Berg wird, den du abarbeiten sollst, desto mehr bist du frustriert und deine Motivation schwindet. Die meisten Menschen versuchen an dieser Stelle noch mehr zu arbeiten, um alles Notwendige nachzuholen und die entstandenen Schlaglöcher wenigstens oberflächlich zu kitten. Das kostet Zeit, Energie und Nerven und schlägt sich negativ auf Körper und Psyche nieder. Schließlich kann dies bis zum Burnout führen und/oder zur inneren Kündigung.

Im Grunde wäre es sinnvoll, diesen Spiralmechanismus zu unterbrechen und auf ein machbares Level herunterzufahren. Aber wie? Gunter Duecks Fazit fällt tendenziell eher nüchtern aus. Seine langjährige Erfahrung zeigt, dass die verschiedenen Überlastungsrädchen so stark ineinandergreifen, dass es nahezu unmöglich scheint, etwas daran zu ändern. Ich sage: Das mag stimmen, aber kümmere dich erstmal nicht um das Gesamte, sondern allein um dich selbst. Fang bei dir an, die wichtigsten Stellschrauben zu bearbeiten.

8 Tipps, wie du deine Erschöpfungsspirale stoppen kannst

Auch ich habe natürlich nicht die ultimative Antwort auf alle Fragen gefunden, aber vielleicht helfen dir meine selbst erprobten Tipps dabei, dein eigenes Verhalten zu prüfen und an der ein oder anderen Stelle etwas nachzubessern.

1. Arbeite weniger

Es mag auf den ersten Blick absurd klingen, aber ich denke, sobald du merkst, dass du dauerhaft überlastet bist und sich die Arbeit türmt, führt kein Weg daran vorbei: Du musst dein Arbeitspensum zurückschrauben. Dies kann in kleinen Schritten geschehen. Aber die Gedanken, die ich zu Beginn über die 85-Prozent-Formel schrieb, leuchten ein. Unvorhergesehenes kannst du nicht einplanen. Allein dafür solltest du Ressourcen bereithalten.

Aber noch etwas anderes spielt eine Rolle: Wenn du gestresst und k.o. bist, arbeitest du nicht mehr auf dem hohen Niveau, das du ausgeruht erreichen könntest. Du investierst dann zwar mehr Zeit, aber die Ergebnisse werden schlechter. Ich verordne mir daher bei extremer Arbeitsbelastung konsequent Pausen, sogar mehr als in entspannten Zeiten. Infolge dessen arbeite ich nach der Pause schneller, weil mein Köpfchen dann wieder dazu in der Lage ist.

2. Erstelle eine A-B-C-Liste

A-B-C-Listen sind ein bekanntes Management-Tool, mit dem zum Beispiel die Effizienz eines Produktionsbetriebes erhöht werden kann. Die Theorie dahinter ist, vereinfacht gesagt, dass A-Produkte den meisten Umsatz bringen, B-Produkte etwas weniger und C-Produkte am allerwenigsten. In der Mengenverteilung sieht es häufig so aus, dass es gar nicht so viele A-Produkte gibt, diese aber gut Kohle bringen. Auf sie sollte der Betrieb den Fokus legen. C-Produkte sind zu vernachlässigen. So stimmt die Bilanz zwischen Aufwand und Ertrag.

Das Prinzip der A-B-C-Liste kannst du dir zunutze machen, indem du deine Aufgaben entsprechend nach Prioritäten sortierst. Frage dich, welches die wichtigsten Aufgaben sind und erledige sie zuerst. B-Aufgaben müssen gemacht werden, drängen aber nicht in gleicher Weise. Die Erledigung von C-Aufgaben ist schön, tut aber nicht Not. Sprich: Wenn sie wegfallen oder auf sich warten lassen, fällt in China ein Sack Reis um.

Protipp: Ich beende meinen Arbeitstag immer damit, dass ich eine Todo-Liste für den Folgetag schreibe. So weiß ich am nächsten Morgen sofort, womit ich starten kann.

3. Erledige eins nach dem anderen

Manchmal erscheint es uns so, als könnten bestimmte Leute vieles gleichzeitig. Tatsächlich kommt uns das nur so vor. Das Gehirn kann gar nicht mehrere Aufgaben wie „Blogartikel schreiben“ und „Telefonat führen“ gleichzeitig erledigen. Es tut diese Dinge nacheinander, also: Einen Satz sprechen, danach einen Satz schreiben, dann wieder zuhören. Ob dies wirklich effizient ist?

Wenn der Schreibtisch voll ist, ist die Versuchung groß, an verschiedenen Enden gleichzeitig anzufangen in der Hoffnung, dass sich das Chaos schon lichtet. Ich rate dir, dies nicht zu tun, sondern der Reihe nach deine Aufgaben abzuarbeiten. Meine Erfahrung ist, dass so im gleichen Zeitrahmen viel mehr zu schaffen ist. Etwas anderes ist es folglich, wenn du bei anspruchsvollen Aufgaben zwischendurch eine Pause brauchst. Dann ist es durchaus sinnvoll, kleinere Aufgaben dazwischen zu schieben.

4. „Kill your Darlings“

Aus meiner Zeit beim Theater ist mir der Spruch „Kill your Darlings“ sehr vertraut. Er meint, dass es manchmal für die Wirkung des Gesamtkunstwerkes besser ist, wenn du eine künstlerisch wertvolle Szene streichst, die für die Handlung nicht bedeutend ist. Das fällt besonders schwer, wenn du sehr an ihr hängst. Auch als Autorin weiß ich um diese Methode. Manchmal bastelst du stunden- oder sogar tagelang an einem Kapitel und an einer bestimmten Szene herum und musst am Ende feststellen, dass sie einfach nicht besser wird.

Da hilft es, einen Schritt zurückzutreten und zu überlegen, ob es die Szene in Bezug auf die Dramaturgie überhaupt braucht. Mach dir bei all deinen Projekten und Vorhaben bewusst, welche für dein Fortkommen wirklich wichtig sind und von welchen du dich (schweren Herzens) verabschieden solltest. Wenn du dies für dich herausgefunden hast, dann tu es. Erst priorisieren, dann aufräumen. Kill your Darlings. Glaub mir, hinterher wird es dir bessergehen.

5. Hol dir Unterstützung

Noch so eine Sache, die vielen Menschen schwerfällt: sich Hilfe holen. Kaum etwas kostet sie so viel Überwindung wie das Eingeständnis, dass sie eine Aufgabe nicht allein bewältigen können. Delegieren? Fehlanzeige! Um Hilfe bitten? Um Gottes Willen, nein! Es könnte schließlich bedeuten, dass ihre Kompetenz in Frage gestellt wird oder Schlimmeres. (Wobei die Befürchtungen meist viel überzogener sind als die Realität.)

Ich halte es für Quatsch, sich gar nicht helfen zu lassen. Es ist absolut legitim, sich Unterstützung zu sichern. Und auch klug und vor allem professionell. An etwas herumzudoktern, das ein anderer schneller und besser kann, kostet Zeit. Zeit, die du sinnvoller verwenden solltest. Vernetz dich, stell Fragen, suche dir Mitstreiter. Und gib bei Gelegenheit auch mal etwas zurück. Die Idee der Arbeitsteilung erfüllt schon ihren Zweck an dieser Stelle.

6. Sei ehrlich

Niemand kann erwarten, dass du alles schaffst und alles kannst. Obwohl dies jedem einleuchtet, scheint es doch eine Menge Menschen zu geben, die vom Gegenteil ausgehen. Oder die denken, dass sie, wenn sie ihre Fähigkeiten ehrlich einschätzen, automatisch den Kürzeren ziehen. Doch lass dich nicht von falschen Erwartungen unter Druck setzen. Auch nicht von deinen eigenen. Ich halte es für elementar, dass du dir darüber im Klaren bist, welche Stärken und Schwächen du hast und welche Arbeit folglich gut zu dir passt.

Damit ist jetzt nicht das typische Licht-unter-den-Scheffel-stellen gemeint. Es geht um eine realistische Einschätzung. Wenn dein mangelndes Selbstwertgefühl dir vorgaukelt, dass du eigentlich so gar keine Stärken hast, suche dir Gesprächspartner. Oft können deine Freunde dich recht gut einschätzen. Zumindest können sie dir Denkanstöße geben. Auf der falschen Stelle zu sitzen, ist pure Energieverschwendung und führt dazu, dass du deine Möglichkeiten nicht voll ausschöpfen kannst.

7. Such dir ein Hobby

Wer immer nur arbeitet, bekommt den Kopf nicht frei. Es ist daher wichtig, dass du fernab deines Arbeitsplatzes Räume schaffst, in denen du dich austoben, verwirklichen und ausprobieren kannst. Sitzt du viel bei deiner Tätigkeit? Dann bildet Sport sicherlich ein gutes Gegengewicht. Hast du einen körperlich anspruchsvollen Job, dann wären Entspannungstechniken oder ein gutes Buch vielleicht das Richtige für dich.

„Aber ich habe doch gar keine Zeit für sowas!“ Tja, die solltest du dir nehmen, denn durch ein Hobby bekommst du viel Energie zurück. Letztlich musst du selber schauen, was für eine Freizeitbeschäftigung für dich in Frage käme. Einfach nur stumpf vor dem Fernseher auf dem Sofa zu sitzen, ist legitim und manchmal auch sehr wohltuend, hat aber nicht denselben Effekt. Hobbys bringen uns mit anderen Menschen zusammen und geben uns Impulse, die wir im Arbeitsleben vielleicht vermissen. Gerade in stressigen Zeiten ist es wichtig, sich positive (Erfolgs-) Erlebnisse zu schaffen. Ob ein Fernsehabend das leisten kann …?

8. Überprüfe deine Erwartungen

Ich habe eben schon einmal deine Erwartungen angesprochen. Auch diese sind zentral, wenn es darum geht, den Arbeitsalltag effizienter zu organisieren. Oft stellt uns unser Perfektionismus ein Bein, denn er führt dazu, dass wir uns in Kleinigkeiten verlieren und Prozesse dadurch verlangsamt werden. Vielleicht ist das Ergebnis bereits sehr gut und du traust dir nur selber nicht? Oder der befürchtete Misserfolg blockiert dich von vornherein, weil du dich (vermuteten) Erwartungen nicht gewachsen fühlst?

Überprüfe deine Erwartungen in regelmäßigen Abständen. Folgst du einer sinnvollen Vorgehensweise oder unbewussten Motiven, die dir vorgaukeln, etwas unbedingt erledigen zu müssen bzw. nicht zu schaffen? Vielleicht hat dein Chef nie etwas Derartiges von dir verlangt und du denkst bloß, du müsstest Überstunden leisten, um deine Abgabe auf jeden Fall noch heute abzuarbeiten. Erwartungen bauen Druck auf und dieser blockiert deine Kreativität. Versuche dich von ihnen zu lösen.

Eine Vision zum Schluss

Auch wenn das Fazit Gunter Duecks, ich schrieb es bereits, recht nüchtern ausfällt für unsere heutige Arbeitswelt, so formuliert er doch am Ende seines Buches eine Vision, die ich euch nicht vorenthalten möchte: Ein Chef möge seine Mitarbeiter so behandeln, als seien sie Freiwillige. Und auch die Mitarbeiter sollten sich verhalten, als sei ihr Engagement auf freiwilliger Basis. Ich hoffe, ich habe es jetzt aus der Erinnerung richtig zusammengefasst. Aber so oder so – wäre das nicht schön? Was denkst du, würde sich dann ändern?

Zu guter Letzt: Sicher gibt es weitere Methoden und Tipps, die dir helfen können, deinen Arbeitstag effizienter zu gestalten. Es gibt Tools, Techniken und innere Bilder, die du anwenden kannst. Welche Erfahrungen hast du gemacht und was dir hilft, Struktur in dein Arbeitsleben zu bringen?

 

 

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